SIGB

 

 

Le SIGB répertorie l'ensemble des documents constituant le fonds de la bibliothèque (plus de 50 000 documents). Ce fonds est constitué actuellement de livres et de périodiques. Il est prévu que le fonds contienne dans l'avenir d'autres catégories de documents.

 

Chaque document a un titre, une année de publication, un éditeur et une unique référence. Un livre a un (des) auteur (s), et un code ISBN (International Standard Book Number). Un périodique a un volume, un numéro ainsi qu'un code ISSN (International Standard Serial Number).

 

Chaque exemplaire d'un document a un identificateur unique constitué d'un numéro d'ordre ainsi que de la date d'achat. Le nombre d'exemplaires de chaque document est stocké dans le catalogue.

 

Un exemplaire d'un document présent dans la bibliothèque est dit « en rayon ». Seuls les exemplaires « en rayon » peuvent être prêtés. Quand un utilisateur emprunte un exemplaire d'un document, l'exemplaire est dit « en prêt ». Un exemplaire qui n'a pas été rendu dans les délais par un utilisateur est dit « en retard ». Un exemplaire d'un document présent dans la bibliothèque est dit « en réserve » lorsqu'il ne peut pas être prêté. Chaque document a au moins un exemplaire « en réserve ». Un exemplaire d'un document qui est temporairement hors de la bibliothèque pour des travaux de restauration est dit « en travaux » ; dès que les travaux sont terminés, l'exemplaire est remis dans la bibliothèque.

 

Chaque exemplaire d'un document dispose d'un état. Les valeurs possibles sont au nombre de 5: neuf, très bon état, bon état, usagé, endommagé. Si, au retour, il s'avère qu'un document baisse de plus de 3 niveaux, une amende forfaitaire, à préciser en fonction de la valeur du document est demandée à l'utilisateur. Les documents dans l'état endommagé sont notifiés pour être envoyés en travaux ou être détruits.

 

Chaque exemplaire d'un document est muni d'un code barre. Ce code barre sert à identifier l'exemplaire à chaque fois qu'il est manipulé par un bibliothécaire.

 

Des postes de consultation permettent aux utilisateurs de faire des recherches de documents à partir du nom de l'auteur ou du titre.

 

Le système enregistre toutes informations relatives aux utilisateurs de la bibliothèque dans une base de données. Il distingue trois catégories de clients : les utilisateurs occasionnels qui ont le droit d'emprunter un seul document à la fois pour une durée de 15 jours, les abonnés qui ont le droit d'emprunter en même temps 4 documents au plus pendant un mois, les abonnés privilégiés qui ont le droit d'emprunter en même temps 8 exemplaires de documents au plus pendant un mois. 

 

Tout emprunt est enregistré dans le système. Chaque emprunt a une durée limitée définie par une date de début et une date de fin. Si un utilisateur ne rend pas dans les délais un exemplaire de document emprunté, une lettre de rappel est engendrée automatiquement par le système pour être envoyée à l'utilisateur concerné.

 

Un utilisateur ne peut plus emprunter de documents tant qu'il n'a pas rendu les exemplaires conservés au delà des délais de prêt. Le système est prévu pour qu'au delà de trois relances à une semaine d'intervalle, le directeur de la bibliothèque soit informé afin qu'il puisse prendre les mesures nécessaires pour obtenir la restitution des exemplaires indûment conservés par l'emprunteur.

 

Un utilisateur peut prolonger une fois un emprunt d'une durée égale à la durée maximale d'emprunt correspondante à sa catégorie.